Una de las preguntas más comunes a abordar por las empresas en relación a los gastos de locomoción es en qué punto sale más rentable que tus empleados acudan a trabajar en vehículo personal o bien pasar a agruparlo en un servicio de renting. Esta decisión mueve una fuerte inversión, pero también puede reportar importantes ventajas económicas y de gestión subyacentes.

La respuesta dependerá del número de kilómetros que realicemos habitualmente en horario laboral con el vehículo. También es un coste añadido a nivel de gestión de facturas y por tener que llevar el detalle de los gastos y kilometraje, desgaste, parking o peajes de nuestros trabajadores.

¿Cómo contabilizamos los gastos de transporte de nuestros trabajadores?

Por un lado deberíamos diferenciar entre transporte público y coste de consumo y mantenimiento en el caso de que el trabajador disponga un vehículo de su propiedad.

Para el transporte público debemos imputar como gastos justificados las facturas asociadas presentadas por los trabajadores. En el caso de un vehículo propio, habrá que tener en cuenta otros aspectos relacionados con el consumo y el mantenimiento, por lo que deberemos calcular varios factores.

¿Qué ventajas tiene un vehículo de empresa?

Además de permitir un control mayor sobre los gastos de locomoción, se entiende que un coche de empresa tiene una finalidad exclusivamente laboral, vinculando a ello cualquier coste derivado de su uso.

“En un servicio de renting la empresa asume el mantenimiento, el kilometraje, los seguros y otros gastos asociados… simplificando el control de gastos de locomoción”

¿Y las desventajas?

Básicamente se trata de la gestión de la confianza. Cualquier desplazamiento en el vehículo de empresa se entiende como asociado al trabajo, pero esto es difícilmente controlable. Es por ello que habitualmente se reserva esta posibilidad a trabajadores con cargos directivos, elevados o bien de total confianza. También es muy útil para perfiles comerciales de trabajadores, pero de nuevo hay variables asociadas a la confianza con éste que deben valorarse en la decisión final.

El coche de empresa en renting puede ser una alternativa interesante para ahorrar costes, sí, pero también debe venir precedida de un análisis cuantitativo y cualitativo de su idoneidad.

¿Y si mantenemos el vehículo privado del trabajador como método de transporte laboral?

Para ello la empresa se hará cargo de los gastos derivados de su uso. Para ello la opción más habitualmente utilizada y simple es pagar un importe fijo por kilómetro recorrido. Actualmente se sitúa este importe alrededor de 0,19€/km. Este importe incluye varios gastos, tales como los seguros, la gasolina, el desgaste propio del vehículo, etc. En resumen, el precio por kilómetro incluiría los gastos asociados a la utilización del vehículo personal del trabajador como herramienta laboral.

Los gastos en dietas y kilometraje, especialmente los relacionados con el transporte, deben mantenerse bajo un control y previsión adecuados para localizar el posible punto en que la fórmula utilizada deja de ser eficiente para la empresa, reduciendo así los costes derivados y pudiendo reinvertirlos en procesos que generen mayor valor añadido.